Start med de øjeblikke gæsterne mærker
Når du planlægger et firmaevent i København, er det let at fokusere på venue, program og mad. Men gæsterne mærker også ankomst, kø, bar, service, pauser, oprydning og om personalet virker briefet.
Derfor bør bemanding være en del af dialogen, før du booker eventfirma eller eventbureau. Hvis personalet først bliver tænkt ind til sidst, kan du ende med en flot plan, der er svær at afvikle roligt.
Kortlæg ankomst og check-in
Skriv hvornår gæsterne ankommer, om de kommer samlet, og om der skal bruges gæsteliste, QR-koder, navneskilte, garderobe eller adgangskontrol. En reception med 120 personer på 20 minutter kræver en anden bemanding end et åbent drop-in arrangement.
Check-in personale og garderobe er ikke bare praktiske roller. De skaber første indtryk og sætter tempoet for resten af eventet. Ved internationale firmaevents bør du også afklare, om personalet skal kunne skifte naturligt mellem dansk og engelsk.
Planlæg bar og servering efter pres
Baren er ofte det sted, hvor underbemanding bliver mest synlig. Spørg hvor mange barstationer der er, om menuen er simpel eller kompleks, om der serveres cocktails, og om gæsterne samles i bestemte pauser.
Serveringspersonale og runners bør planlægges efter serviceform. En stående reception, buffet, seated dinner og late-night bar kræver forskellige profiler. Det samme gælder oprydning, glasflow og opfyldning, som ofte afgør om eventet føles rent og kontrolleret.
Afklar hvem der leder personalet onsite
Et firmaevent kan have intern projektleder, venue manager, caterer, eventbureau og staffing partner på samme tid. Derfor skal det være tydeligt, hvem personalet refererer til, og hvem der træffer beslutninger på dagen.
Hvis der er mange roller eller flere zoner, kan en lead-profil være relevant. Den person kan samle spørgsmål, flytte ressourcer og sikre, at bartendere, serveringspersonale, check-in og crew arbejder efter samme plan.
Send dette før du beder om tilbud
Send dato, adresse, gæstetal, tidsplan, eventtype, roller, dresscode, sprogkrav, antal barer, serviceform og de tre travleste tidspunkter. Det gør det lettere at vurdere om du har brug for et eventbureau, en caterer, et venue-team eller en staffing partner.
For Eventvikar er det især nyttigt at vide, hvilke opgaver personalet skal løse i praksis. Så kan vi foreslå en bemanding, der passer til et firmaevent i København uden at sælge en større eventproduktion end du har brug for.