Det vigtigste er ikke en perfekt plan
Du behøver ikke have alle detaljer på plads, før du kontakter et vikarbureau til event. Men du bør sende nok information til, at bureauet kan forstå opgaven, vurdere bemandingen og stille de rigtige opfølgende spørgsmål.
Et godt brief gør tilbuddet mere præcist og sparer tid for begge parter. Det reducerer også risikoen for, at du booker for få personer eller de forkerte profiler til servering, bar, check-in eller event crew.
Send de praktiske grunddata
Start med dato, lokation, forventet gæstetal, mødetid, sluttid, eventtype og kontaktperson onsite. Hvis arrangementet er i København, så skriv også om der er transportforhold, flere indgange eller særlige adgangskrav.
Tilføj dresscode, sprogkrav, pauseforhold og om personalet skal medbringe noget. For udenlandske teams er det især vigtigt at skrive, om gæsterne primært taler dansk, engelsk eller flere sprog.
Beskriv roller og ansvar
Skriv hvilke roller du forestiller dig: bartendere, serveringspersonale, runners, floor staff, check-in personale, garderobe eller brand ambassadors. Hvis du ikke ved det, så beskriv opgaverne i stedet for titlerne.
Et vikarbureau kan ofte hjælpe med at oversætte opgaver til roller. Skal personalet bære bakker, rydde borde, skifte glas, scanne billetter, dele merchandise ud eller tale aktivt med gæster? Det påvirker både profilmatch og antal personer.
Del tidsplan og travle øjeblikke
Den vigtigste del af briefet er eventflowet. Hvornår ankommer gæster, hvornår åbner baren, hvornår serveres mad, hvornår flyttes gæster mellem zoner, og hvornår forventer du mest pres?
Hvis du sender en ærlig tidsplan, kan bemandingen tilpasses bedre. Måske skal flere møde ind i starten og færre blive til luk, eller måske kræver en kort reception mere check-in personale end selve festen.