Start med eventets flow
Når du skal vurdere eventpersonale til et 150-personers event i København, er gæstetallet kun begyndelsen. Det vigtigste er flowet: kommer alle på samme tid, skal der være velkomstdrinks, er der siddende middag, buffet, bar, garderobe eller flere etager, som personalet skal dække?
Et roligt netværksarrangement kan fungere med færre profiler end en firmafest med travl bar, korte serveringsvinduer og mange praktiske skift. Derfor bør bemandingen planlægges efter spidsbelastning, ikke efter gennemsnittet.
Et realistisk udgangspunkt
Som udgangspunkt vil 150 gæster ofte kræve en kombination af check-in, serveringspersonale, bartendere, runners og en ansvarlig kontaktperson. En simpel reception kan måske klare sig med 6-8 personer, mens middag, bar og garderobe hurtigt kan kræve 10-14 personer afhængigt af tempo og venue.
Hvis alle gæster ankommer inden for 30 minutter, bør check-in og garderobe ikke underbemandes. Hvis baren er central for oplevelsen, bør du hellere planlægge en ekstra bartender eller runner end acceptere lange køer fra starten.
Fordel rollerne tydeligt
En god bemandingsplan beskriver ikke kun antal personer, men også roller. Hvem tager imod gæster, hvem holder baren kørende, hvem rydder glas, hvem fylder op, og hvem kan flyttes, hvis presset ændrer sig i løbet af aftenen?
For mange events i København er den største forskel mellem en rolig drift og en stresset eventdag, at personalet kender deres zoner. Det gør det lettere for både arrangør, venue og vikarer at reagere hurtigt.
Sådan får du et præcist forslag
Send dato, adresse, gæstetal, tidsplan, serveringsform, antal barer, dresscode og særlige sprogkrav, når du kontakter et vikarbureau til event. Fortæl også om der er onsite leder fra jer, venue manager eller behov for en lead-vikar.
Hvis du er usikker på bemandingen, så beskriv de tre travleste øjeblikke: ankomst, første servering og barspids. Ud fra dem kan et event staffing team give et mere praktisk forslag til antal hænder.