Persondatapolitik

1. Dataansvarlig

Event Vikar ApS er dataansvarlig for de personoplysninger, vi behandler via eventvikar.dk, vores bookingflow, kontaktformularer, vikaransøgninger og den løbende dialog med kunder, samarbejdspartnere og vikarer.

• Adresse: Burlowsvej 35A, 1870 Frederiksberg C
• E-mail: info@eventvikar.dk
• Telefon: +45 81 93 88 54

2. Hvilke oplysninger vi behandler

Vi behandler kun oplysninger, der er relevante for den konkrete kontakt eller opgave.

• Booking og kunder: navn, virksomhed, e-mail, telefon, by, venueadresse, eventdatoer, roller, vagter, prisberegning og beskeder/noter.
• Kontaktformularer: navn, e-mail, telefon, emne og besked.
• Vikaransøgninger: fornavn, efternavn, e-mail, telefon, by, erfaring, ønskede vagter og samtykke til vilkår og persondatapolitik.
• Aktive vikarer: oplysninger, der er nødvendige for onboarding, vagtplanlægning, udbetaling, dokumentation og lovpligtig administration.
• Tekniske oplysninger: almindelige serverlogs, sikkerhedslogs, IP-adresse og browserdata.

3. Formål og behandlingsgrundlag

• Vi behandler booking- og kundedata for at kunne besvare forespørgsler, udarbejde tilbud, bekræfte bookinger, levere bemanding og administrere betaling.
• Vi behandler kontaktoplysninger for at svare på henvendelser, supportere kunder og håndtere samarbejder.
• Vi behandler vikaransøgninger for at vurdere ansøgere, oprette relevante profiler og tilbyde vagter, hvis der er et match.
• Vi behandler nødvendige betalings-, faktura- og regnskabsoplysninger for at overholde bogførings-, skatte- og afgiftsregler.
• Vi behandler tekniske oplysninger for at drive, sikre og forbedre hjemmesiden og vores systemer.

Behandlingen sker typisk for at tage skridt før eller opfylde en aftale, for at overholde retlige forpligtelser, på baggrund af vores legitime interesser eller på baggrund af samtykke, hvor det er nødvendigt.

4. Deling og databehandlere

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt for drift, levering, betaling, administration eller lovpligtige formål.

• Vercel anvendes til hosting og teknisk drift af hjemmesiden.
• Convex anvendes eller kan anvendes til applikationsdata og backendfunktioner.
• Gmail/Google Workspace anvendes til e-mailkommunikation.
• Banker, kortindløsere, betalingsleverandører, revisorer, bogføringssystemer og offentlige myndigheder kan modtage relevante oplysninger, når det er nødvendigt.

Hvis oplysninger behandles uden for EU/EØS, sikrer vi et gyldigt overførselsgrundlag, f.eks. EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser eller andre relevante beskyttelsesforanstaltninger.

5. Opbevaring og sletning

• Booking- og kontaktforespørgsler, der ikke bliver til en betalt booking, slettes som udgangspunkt efter 12 måneder.
• Vikaransøgninger, der ikke accepteres, slettes som udgangspunkt efter 6 måneder.
• Aktive vikarprofiler og vagtdata opbevares, så længe profilen er aktiv, og derefter kun så længe der er et sagligt eller lovpligtigt behov.
• Faktura-, betalings- og regnskabsmateriale opbevares som udgangspunkt i indeværende regnskabsår plus 5 år.
• Tekniske logs opbevares kun så længe, de er nødvendige for drift, sikkerhed og fejlsøgning.

6. Dine rettigheder

Du har ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, indsigelse og i visse tilfælde dataportabilitet. Hvis behandlingen er baseret på samtykke, kan du trække samtykket tilbage.

Kontakt os på info@eventvikar.dk, hvis du vil gøre brug af dine rettigheder. Du kan også klage til Datatilsynet, hvis du mener, at vores behandling af dine oplysninger ikke overholder databeskyttelsesreglerne.

7. Ændringer

Vi opdaterer denne persondatapolitik, når vores behandling, systemer eller juridiske forpligtelser ændrer sig væsentligt.